Email yazma kuralları
Yüzyüze iletişimin birer parçası olan beden dili ve ses tonunun internet ortamında eksikliği iletişimde ve kişinin kendisini yeterince ifade etmesinde bazı eksiklikleri de beraberinde getirmektedir.
Bu acidan e-mail gonderirken bazi hususlara dikkat etmek yerinde olacaktir.
1-İş yazışmalarının dışındaki e-mail kullanımında hisleri ifade etmek için gelisen bir takım sembolleri, iş hayatı dışındaki e-mailler için kullanmak daha uygun olacaktır.
2-Yazdığımız kişi veya gruba kendimizi en iyi şekilde ifade etmek için açık ve net cümleler kurmaya, konuyu fazla uzatmadan ifade etmeye özen gösterilmelidir.
3-Subject bolumune mutlak uygun bir baslık koymalıdir. E-mail gönderirken gönderdiğiniz kişinin sizin mesajınızla ilk karşılaşması e-mailin konusunda olacagi icin, e-mailin konusunun, içeriğiyle örtüşen, gönderdiğiniz kişinin daha sonra göndermiş olduğunuz e-maili digger bircok e-mailler arasından bulabilmesini sağlayacak derece açık olması büyük önem taşımaktadır. Konusu olmayan e-mail hem profesyonellikten uzaktir ve hemde virus icerme tehlikesinden dolayi acilmadan silinen bir e-mail olma tehlikesi vardir.
4-Yazılan metinde imla hatalarını önlemek için son kontrolü yapıp, eklenmiş olan dosyaları (attachmentları) yeniden gözden geçirip göndermek, olası yanlışları düzeltecek ve kendimizle ilgili yanlış mesaj vermeyi engelleyecektir.
5-E-maillerde büyük harfler kullanmak, bağırmak veya agresiflik olarak algılanacağından küçük harfler kullanmaya özen gösterilmelidir.
6-E-mailler kısa ve özlü olmalidir. Karşı tarafın sisteminin kapasitesini düşünerek gereksiz e-mail gönderimleri yapmaktan ve sistemleri meşgul etmekten kaçınılmalıdır.
7-Bir e-grup içindeyseniz ve bu grubun içinde bir kişiyle yazışmak isteniyorsa, o grubun adresine değil, kişinin kendi adresine e-mail göndermek uygun olacaktır. Diğer üyelerin iki kişi arasında kendilerini ilgilendirmeyen bir konuda e-mail alması, vakit kaybetmesi ve sisteminin meşgul edilmesi doğru bir davranış olmayacaktır.Ayrica bazı e-gruplarda yer alan bilgiler o gruba özel olduğundan, o grup dışındaki kişilere yollamadan önce gönderen kişi ile irtibata geçilmesi yerinde bir davranis olacaktır.
8-Başkasından gelen e-mailleri kendi çevrenize göndermek de etik kurallara aykırıdır.
9-Bizden çıkan bir e-mailin karsi tarafa ulaşip ulasmadigini anlamak icin, hem teknolojiye güvenerek ve hem de tedbiri elden bırakmamak acisindan e-mail gönderdiğimiz kişiden teyit almak, ayni zamanda kendi e-mailimize de [bcc] yapmak yerinde olacaktir.
10-E-mailleri, gönderilen kişiye hitaben yazıp kendi adımizı yazarak bitirmelidir. Secilen hiitap sekli, dil, uslub ve ifade tonu alicinin kimligine uygun olmalidir
11-Gelen e-mailler, mutlaka ilk önce dikkatle okunduktan sonra cevaplandirilmalidir.
12-E-maillerde esprili veya alaycı bir dil kullanılmamalidir..
13-E-maillerde kişiye değil konuya cevap vermelidir.
14-Sinirlenecek bir e-mail alindiginda, cevaplamadan önce mutlaka bir süre beklemelidir.
15-E-mailde gönderilen her turlu bilgi ve ifadenin saklanabilir olduğu ve ertesi günkü gazetelerde bas sayfaya haber olabileceği hiç unutulmamalıdir.
Beğendiğim bu yazı aşağıdaki linkten alıntıdır;
