Ücretsiz odaya fatura düzenlenir mi ?
“Complimentary” yani “Ücretsiz” verilen otel odasına misafir ödeme yapmaz. Ama faturası çıkarılır mı ?
Toplantı salonunuz var, zaman zaman önemli misafirler ağırlıyorsunuz ve toplantı esnasında çay kahve meşrubat kurabiye vs ikram yapıp para almıyorsunuz, ya da grup ağırlıyorsunuz rehber veya herhangi bir kişiye ücretsiz yemek veriyorsunuz ya da otel sahibinin misafiri geldi konakladı ücret almadınız.
Otelcilikte misafire ücretsiz verilen servis veya ürünlere complimentary diyoruz. Bunlar ne olabilir ; oda konaklaması, sağlık kulübü masajı, oda servisi, minibar, yiyecek içecek servisi gibi yüzlerce kalem olabilir. Misafir kendisine verilmiş ikramlar ölçüsünde ücretsiz kısımlara ödeme yapmaz, ödenecek kalemler varsa da ödeme yapar ve ödediğinin faturasını alır. Esas konumuz ödenmeyen kısmın faturası … Otel, misafirden para almadığı, ikram ettiği servislerin faturasını çıkarmaz mı ?
Tabii ki misafire verilen bu hizmet ücretsiz de olsa mutlaka faturası çıkarılması gerekiyor. Otel muhasebesi kendi içinde bu konuyu halleder.
Complimentary konusu kanunlarda açıkça belirtilmemiş bu durum, netlik kazanmamış, havada kalmış bir uygulama. Böyle olunca da maalesef oteller çok hatalı işlemler yaptığı gibi her otel de farklı yapmaktadır. Hatalı uygulayanların çoğu hata yaptığını kabul etmeyip, önceden gelen uygulamayı değiştirmek istemiyor ya da bir yerlerden duymuş onu uyguluyor. Kafalarda oldukça fazla karışıklık oluşmuş ama sorunun cevabı aslında çok net.
Ücretsiz verilen hizmetler maliyeti dikkate alınarak emsal bir bedel üzerinden faturalandırılır. Kafa karışıklığına mahal vermemek için hemen detaylara inmek istiyorum.
Otel içindeki her ürünün bir maliyeti vardır yani otele bir malzeme girişi olmuş ve ürünün parası verilerek satıcıdan faturası alınmıştır.
Complimentary uygulamasında hatalı tutumlar
- Oda fiyatı üzerinden standart bir oranda indirim yapılmaz; Maliyetlerinizi doğru çıkartan bir işletmeyseniz maliyetlerinizi etkiler.
- Bir lira veya bir Euro gibi sembolik bir fiyatla fatura çıkarılmaz, mali usulsüzlük olur.
- Tam ücreti üzerinden gösterilmez.
- Önce fiyat girilip sonrasında iptal (rebate) edilmez.
- Odayı sisteme almamak veya hiç göstermemek doğru değildir.
- Arızalı oda olarak gösterilmez.
- “House use” yani personel otelde kalmış gibi gösterilmez.
- Ücretsiz odayı aynı grup şirketine kesmek doğru değildir. Fatura kestiğinizde karşı tarafında bir şekilde bunu kapatması gerekir. Gerçek anlamda ödeme yapılacaksa sorun yok ama fatura edilen grup şirketi de iade gönderirse iş uzadıkça uzar.
- Complimentary oda o günkü dolu odaların ortalama fiyatını (ADR)ve otel doluluğunu etkiler. House use ve complimentary odaların ayrıca gösterilmesi gerekir.
Ücretsiz odaya fatura basılır mı ?
Muhasebe bir dengedir. Giriş yapılan her tutarın bir de çıkışı vardır. Hesaplarda alımı yapılan her ürünün bir faturası ve karşılığında da giren/çıkan bir resmi karşılığı vardır. Vergi kanunları gereği satışı yapılan veya alınan her ürüne fatura düzenlenmesi mecburiyeti vardır.
Ücretsiz hizmet otelde maliyet oluşturur.
Diğer departmanlarda da durum aynı şekildedir.
Ücretsiz masaj hizmetinin bile faturası kesilmelidir. Sonuçta sağlık kulübünde bir hizmet yapılmıştır, maliyet oluşmuştur. Misafir ; havlu, sabun, şampuan vs kullanmış ve enerji giderleri oluşmuştur. Sonuçta az veya çok olarak görülmeyen bir maliyet oluşmuştur.
Restoranda misafirin yemeği ikram edilmiştir maliyet oluşmuş, karşılığında ödenmez çek açılmıştır.
Odaya koyulan meyve sepeti de maliyettir .
Odaya koyulan ücretsiz su da maliyettir.
Verilen her hizmetin faturası çıkarılmak durumundadır. Maliyet yapıyorsanız ücretsiz hizmetleri de mutlaka hesaba katmalısınız. Görünmüyor gibi hissedilse de ay sonunda tüm bunlar ciddi bir tutar oluşturmaktadır. Complimentary olarak verilen her ürün, tüketim ve otel maliyetleri açısından kayıt altına alınmalı, takip edilip stoklardan düşülmelidir .
Ücretsiz odaya nasıl işlem yapılır
Ön büro bu harcamaları hiç fatura basmadan beklemeye, geçici havuz hesabı (pm) e aktarır, muhasebenin kapatmasını ister. Diğer departmanlar da tüketimlere ödenmez çek açılır. Muhasebe de tüm bu harcamaları maliyetlerine göre fatura keserek uygun hesaplarına aktarır. Arka planda raporu ve takibi yapılır.
Acenta rezervasyonlarında ücretsiz verilen oda diğer odalarla birlikte faturalandırılır.
@AykutBAKAY
