Check in prosedürleri
Misafirin otele girişinde dikkat edilecek konular
Check in yani misafirin otele giriş işlemi, bir kaç aşamadan oluşur, misafirin ilk karşılanması, resepsiyon masasında form doldurulması ve odaya gönderilmesi. Kolay ve basit gibi görünse de ince ve hassas detaylar bir bütünlüğü oluşturmaktadır. Otel misafirlerinin çoğu otele ilk girdiklerinde hissettikleri algı ile konaklamaya devam ederler. İşte bu yüzden misafirle ilk iletişim çok önemlidir. Gülümsemek ve misafiri otele buyur etmek en önemli kurallardan bir tanesidir. Otellerin tamamı bu ilk giriş hakkında eğitimler vermekte ve misafirin memnun olması ile ilgili her türlü farklılığı yapmaktadırlar. Mesela ilk girişte kokteyl, odaya girdikten sonra misafir adına düzenlenmiş televizyonda çıkan hoş geldiniz yazısı ve hatta küçük bir ikram hep misafirin ilk izlenimi içindir.
Tabii bunları yaparken de otelin bazı kuralları vardır ki bunları mutlaka uygulanması gerekmektedir. Misafirin memnuniyeti haricinde ikinci konu ise güvenliktir. Misafirin kimliği, pasaportu otelin kayıtlarına tam ve eksiksiz girilmelidir. Ayrıca kredi kartı detayları ve ön provizyon misafir önceden ödeme yapmamışsa mutlaka unutulmamalıdır. Eğer ödemesini acenta kanalı ile yapmış ise kendisinden sadece ekstra harcamaları ile ön ödeme alınabilir.
Giriş, kayıt işlemlerinin oldukça kolay, misafiri bekletmeden, otel prosedürlerine uygun olarak, hızlı ve hatasız olması gerekmektedir. Basit olarak şöyle tarif edebiliriz ;
- Misafir giriş kartlarını ( Registration Card ) misafirin girişinden önce hazırlayıp eğer yazışmaları da varsa eklemek gerekir.
- Eğer resepsiyon deski büyükse misafire doğru yönlenin . Onun size gelmesini beklemeyin.
- Misafiri güler yüzle selamlayın. Yüzüne bakarak konuşun ( Eye Contact)
- Konuşmalarınızda ve hareketlerinizde olumlu tavırlar sergileyin,
- Misafirin ismini en az bir kez söylemeye dikkat edin,
- Sisteme misafirin bilgilerini mümkün olduğunca eksiksiz girmeye çalışın. Misafirin giriş-çıkış tarihleri, kaç kişi kalacağı, ne kadar ücretle kalacağı çok önemlidir. Gerekiyorsa misafirin ismini de hecelettirin.
- Kimlik bilgilerini alın .
- Ödeme şeklini sorun, ödemeyi firma veya acenta yapmayacaksa rica edip nakit veya kredi kartıyla ön ödeme alın .
- Oda numarasını kendine söylemeden anahtar kartının ( key card holder) üzerinden gösterin. Oda numarasını eğer varsa misafirin yanındaki başka kişilerin duyulmasına fırsat vermeyin.
- Misafire otel ile ilgili gerekli bilgileri kısaca verin.
- İyi kalışlar diledikten sonra bavullarına veya eşyalarına yardım etmesi için bellboy görevlendirin.
- Asansör veya odaya gidiş yönünü tarif edin.
Aykut BAKAY
Yazılarımı ancak kaynak göstererek yayınlayabilirsiniz.
