EMANET KASA PROSEDÜRÜ
Amaç
Otel misafirlerinin değerli eşyalarının korunması ve muhafaza edilmesi.
Sorumlu departman ve kişiler
On büro ve Güvenlik departmanı ( Ön büro müdürü, nöbetçi müdür, güvenlik müdürü)
Uygulama
Ön Büro Personeli tarafındandır. Takibi ve sorumluluğu Ön büro Müdürü tarafındandır.
Odalarda gardırop içinde bulunan şifreli emanet kasalarını ücretsizdir. Ama misafirin daha büyük bir kasaya ihtiyaç duyması halinde resepsiyon bölgesindeki kasaları ücretsiz olarak kullanabilirler. Otel misafirleri için çok büyük rahatlıktır. Otel için önemlidir ve olmazsa olmazdır.
Misafir Form doldurmak zorundadır
Ama aynı zamanda risklere çok açık bir bölgedir. Dikkat ve özen gerektiren bu kasaların kullanımı esnasında otel çalışanı oluşabilecek her türlü zararı önlemek ve güvenliği düşünmek durumundadır. Bu yüzden misafirin dolduracağı form çok önemlidir. Özellikle 24 saat çalışma esasındaki ön büro personeli bu bölümdeki her türlü kaydı misafire tam ve eksiksiz doldurtmak durumundadır. İsim Soyad oda numarası ve imza kısımları kesinlikle doldurulmalıdır.
Formlar ön büroda önceden belirlenmiş bir yerde dosyalanmalı, kullanılan kasalar ve kapalı kasalar şeklinde iki bölümlü olmalı. Kapanan kasa formlarındaki imzalar tam olmalı ve form kulakçığı forma iliştirilmiş olmalı. Kasa kapama işlemi ve saat yazılmalıdır.
Misafir anahtar kaybında ne yapar ?
Misafir kendisine verilen anahtarı kaybettiğinde, formda belirtilen miktarı kasa kırma ve tamir bedeli olarak ödemek zorundadır.
Anahtarların takibi nasıl olmalı ?
Misafirlere verilen anahtarların takibi için iki yöntem vardır. Bunlardan birincisi eğer misafir emanet kasası aldıysa sistemde misafirin profiline “alert” veya “trace” olarak bilgi yazılmalıdır. Çıkış yaparken unutulmaması için hatırlatma yapılır. İkincisi ise anahtar dolabındaki eksik anahtarlar kontrol edilir.
Kasa Açma Kapama esnasında her işlem yapıldığında tarih ve saat unutulmamalı.
Misafirden kasa talebi geldiğinde kasaya kadar eşlik edilir, form doldurulur, kendisinden kimlik istenir ya da oda numarası sorulur, ana (master) anahtar yardımıyla kasa açılır, misafire boş kasa teslim edilir, işlem bitene kadar kapıda beklenir. Misafir işlemini bitirince kasa kilitlenir, misafire kendi anahtarı verilir. Misafire her zaman eşlik edilmelidir.
Kasa kullanan kişi eğer otelde kalmıyorsa, bir toplantı veya organizasyonla ilgili geldiyse, kendisinden kimlik bilgileriyle birlikte iletişim için cep telefon numarası da alınmalıdır.
Otel emanet kasası güvenlik departmanında görevli bir kişi aracılığıyla silah teslim edilmesi amacıyla gelindiyse güvenlik departmanının ilgili formları doldurulmalıdır.
Otel emanet kasaları kullanımı hakkında ek bilgi
©Aykut BAKAY
