Otel kredi politikası rezervasyon süreci ile başlar. Alınan rezervasyonun kesinleştirildiği süreçte misafirin ödeme durumu otel standartlarında grup veya münferit olarak belirlenmiştir.
Finans departmanının uyguladığı kredi politikaları
- Otelin günü birlik giriş yapan ve rezervasyonsuz gelen misafirler için uygulanan prosedür
- Uzun süre konaklama yapan misafirlere uygulanan prosedür
- Acente ve Şirketlere uygulanan kredi prosedürleri
Otellerde fatura kredilendirme, kredi kartı, ödeme, iptal, iade politikaları
Otelin kredi politikalarını muhasebe departmanı belirler, uygular. Muhasebe departmanınca kredisi tanımlanmamış tüm misafirler hesaplarını girişte peşin olarak öderler. Bu tanım içinde ödeme alınmayan, ödeme yapmadan ayrılan misafirlerin hesaplarından girişini yapan resepsiyon görevlisi sorumludur.
Otelle anlaşma imzalayan firma ve acenteler uygun görülmesi halinde otelle kredili olarak çalışmaya başlarlar.
Kredi limitleri her firma için farklıdır.
Limit aşımı olduğunda muhasebe firmayla görüşüp ödeme almak durumundadır.
Her kredili firma sistemde A/R kısmında Account receivable (alınabilir hesap) olarak belirtilir. Ya da Direct Billing.
Eğer misafirin ödemesini firma yapacaksa sistemde profilde ;
- CTC/Charge to Company kısmında mutlaka A/R ibaresi olmalıdır.
- CTC Charge to Company Room Only
- CTC Charge to Company Bb
- CTC Charge to Company All olarak sistemde görünür bir şekilde işlenmelidir.
Firmaların faturayı ödeme durumları banka havalesi veya 30/60 /90 gün gibi değişik vadelerle uygulanabilir.
Bu duruma muhasebe Aging ( yaşlandırma) diye adlandırır.
Otelden ayrılan misafirin faturası şirkete ödenmek üzere muhasebe tarafından gönderilir, takip edilir, tahsil edilir.
Otelin Kredi Kartı Politikası
Otel misafirinin kimlik bilgileri ile kredi kartının uyumlu olup olmaması resepsiyonistin sorumluluğundadır.
Kartın geçerliliği kontrol edilmedir.
Kartın arkasındaki misafirin imzası isim ve soyadı, kimlik bilgileri ve Konaklama Formundaki imza ile aynı olmalıdır.
Uzun süreli konaklama yapan misafirlerin Kredi kartı ödeme limitleri ön büro müdürü ve yardımcısı tarafından sık sık denetlenir kontrol edilmelidir.
Günlük kredi balans raporu çıkarılarak harcama limitini aşan misafirlerin durumlarında misafirden ek ödeme alınır.
Girişte misafirlerden kalacağı gün meblağı ve ekstra harcamaları için kredi kartından ön provizyon alınır ve çıkışta provizyon satışa döndürülür
Alınan kredi kartı provizyonu misafir konaklama kartının üzerine iliştirilir.
Ödemenin misafir tarafından yapılmadığı durumlarda muhasebe hesaplarında konaklayan kişi ile ödeme yapan kişinin isim farklılıklarını kolay görebilmek için gerekli notlar alınmalıdır. Yani ödemenin farklı kişi tarafından yapıldığı not alınmalıdır.
Girişte hiç ödeme yapmayan misafirlerin eğer kart numaraları varsa manuel olarak postan alınmalıdır.
Misafirin ödemesini farklı birisi yapmışsa ve bakiyede balans kalmışsa, form doldurulup faturası ile birlikte muhasebeye ibraz edilir.
Misafir ödeme yapmış ve sonrasında ek harcamaları çıkmışsa yine form düzenlenip manuel olarak postan tahsil edilebilir.
Kredi Politikası ve Doğrudan Faturalandırma (Direct Billing) Yetkilendirme Süreci
Otelin kredi politikası ve doğrudan faturalandırma yetkilendirme sürecine ilişkin SOP (Standart Operasyon Prosedürü) her işletme için çok önemlidir. Bu SOP, müşterilere kredi kullandırma yönergelerini ve doğrudan faturalandırma için yetki alma prosedürlerini ana hatlarıyla belirler. Yani firma, misafirleri konakladığı zaman ödemelerini çıkıştan belli bir süre sonra ödeme imkanını sağlar. Otel bu konu ile ilgili belli sınırlar getirmiştir. Her firmanın kredi limiti farklıdır.
Kredi politikası, otelin müşterilerine hangi şartlar ve koşullar altında kredi vereceğini belirler. Kredi limitlerini, ödeme koşullarını ve kredi kontrolleri ve kredi onayları için prosedürleri içerir. Bu detaylar, hem otelin finansal riskinin en aza indirilmesini ve müşterilerin ödeme koşullarından memnun olmasını sağlar.
Otel ile doğrudan faturalandırma ilişkisi kurmak isteyen şirket ve acenteler bu politikada belirtilen minimumlara, sınırlamalara ve prosedürlere uymalıdır.
Grubun varışından önce bir ödeme yöntemi belirlemek Satış Müdürünün sorumluluğundadır. Satış ve Pazarlama Direktörü, DOF ve Genel Müdür bu politikanın uygulanmasından ve bu politikaya uyulup uyulmadığının izlenmesinden sorumludur.
Kredi Politikası ve Doğrudan Faturalama Yetkilendirmesi SOP Prosedürü:
Doğrudan Faturalama (Direct Billing) otel misafirlerinin temsil ettikleri şirketlerin banka hesaplarından otelin sunduğu hizmetlerin bedelinin tahsil edilmesi yöntemidir. Bu süreç, konukların otel rezervasyonları sırasında veya giriş-çıkış işlemlerinde kişisel ödeme yapmalarını gerektirmeden gerçekleşir.
Bu uygulama, tüm taraflar için büyük bir kolaylık ve verimlilik sunar. Misafirler, gerekli formları doldurmak zorunda kalmadan, doğrudan ödeme yapmadan ve seyahat planlarının aksamasını engelleyerek zamandan tasarruf etmiş olurlar.
Ödeme yöntemi ilk satış aşamasında ele alınmalı ve nihai satış sözleşmesinde ödeme yöntemi üzerinde mutabık kalınmalıdır. Doğrudan Faturalama Ayrıcalıkları, otelin politikasına göre belirli gruplara da verilir.
Doğrudan faturalandırma için dikkate alınmayacak ve peşin ödeme gerektiren gruplar için peşin ödeme prosedürleri aşağıdaki gibidir:
Siyasi, Spor, Tiyatro, Seyahat acenteleri, Okul etkinlikleri, Düğünler, Dini, Yılbaşı ve Noel Partileri, Yarışmalar, bilet satışına bağlı herhangi bir etkinlik ve toplam faturalandırılabilir.
Politika gereği peşin ödeme yapılması gereken bu tür gruplar için, satış sürecinin ilk aşamasında bu politika gerekliliğini müşteriye iletmek rezervasyon Satış Müdürünün sorumluluğundadır.
Rezervasyon Satış Müdürü, etkinliğin başlamasından önce ödemenin tamamının alındığından emin olmalıdır. Bu ödeme nakit, kredi kartı veya şirket/kişisel çek şeklinde olabilir. Tüm tutar etkinliğin başlamasından en az 3 – 7 iş günü önce alınmalıdır, aksi takdirde etkinlik gerçekleşmeyecektir.
Rezervasyon ve Satış Müdürü, yapılan ödemenin vergi veya geçerli vergi istisnaları dahil olmak üzere tüm masrafları karşılamaya yeterli olup olmadığından sorumludur.
- Şirket / Acente Kredi Müracaat Formunun doldurulması
- Araştırma inceleme ve referanslar
- Mail order politikası
- Otelin kredi kartı politikası
- Kredi kartı iade tutar politikası
- Otelin geçersiz kredi kartı politikası
- Acentelere verilen kredilerin politikası
- Şirketlere verilen kredilerin politikası
@AykutBAKAY
