OTELLERDE KAĞIT TASARRUFU
Bir ofis çalışanının yılda 81 kilo yüksek vasıflı kağıdı çöpe attığını biliyor musunuz ?
- Ülkemizde yılda yaklaşık bir milyon ton kağıtla gereksiz yazışma yapıldığını,
- insanların birbirine gönderdiği kağıtların %44’ünün okunmadığını,
- Bir ofis çalışanının, ömrünün 8 ayını gereksiz yazışma kağıtlarını açarak geçirdiğini,
- Yazıcı çıktısı alınarak yapılan işlemlerin en az %50 sinin elektronik ortamda yapılabileceğini,
- 1 kağıdın 5 kez yeniden kullanılabileceğini,
- 70 kg. atık kağıdın 1 ağaç kurtardığını,
- Bir büyük kayın ağacının, 72 kişinin günlük oksijen ihtiyacını karşıladığını
Atık kağıdın ağaç yerine kullanılmasıyla;
- %25-70 Enerji tasarrufu
- %60 Hava kirliliğinde azalma
- %40 Su kirliliğinde azalma
- %60 Su tasarrufu
- %40 Çöp hacminde azalma sağlanabileceğini.
- Çok basit önlemlerle herhangi bir ofiste kolaylıkla %20 civarında kağıt tasarrufu yapılabileceğini,
- Planlı uygulamalarla ise bu tasarrufun % 50 – 70 e ulaşabileceğini,
- Günlük faaliyetlerinizde hangi işler için kağıt kullanıyorsunuz ?
- Hangi işleri aslında kağıt kullanmadan da yapabilirsiniz ?
Daha az kağıt kullanarak aynı sayıda işi yapabiliriz.
Öyleyse bir ağaç da siz kurtarın !
- Yazıcı çıktısı almadan önce düşünün ! Bu çıktıya gerçekten ihtiyacınız var mı ?
- Eğer varsa, yazıcı ayarlarınız doğru mu ? Çıktı alınan bir çok doküman aslında bir sayfaya sığabildiği halde , sayfa yapısı ayarlanmadığından birden fazla sayfaya bastırılmaktadır.
- Fazla sayıda sayfası olan dokümanları hand-out olarak bastırın .
- Tüm departmanlar kullandıkları, rapor, sunum, form ..vb dokümanlar için basım yapmadan önce yeniden bir değerlendirme yapmalıdırlar. Tüm bu dokümanlar gerçekten basılı olmak zorunda mı ?
- Bir toplantıya katılan herkese toplantı sunumunun bir kopyası gerçekten yazılı olarak verilmeli midir ?
- Toplantıya katılan kişilere sunumları elektronik ortamda iletin.
- Kişisel veya departman olarak kağıt tüketiminizi takip edin ve sürekli olarak değerlendirme yapın.
- Yazılı olarak yaptığınız yazışmaların büyük bir bölümün elektronik ortamda yapabilirsiniz.
- Bilgi paylaşımı için geliştirilmiş araçları (intranet, ortak sürücüler, paylaşım klasörleri ..vb) etkin kullanın.
- E-maillerden gerekmedikçe çıktı almayın. Mutlaka çıktı almak zorundaysanız gereksiz bölümleri (ad-soyad, telefon numaraları, adres, logolar, reklam ilanları ..vb) silin.
- Yazılı olarak dağıtılan dokümanların alıcı listelerini gözden geçirin , güncelleyin gereksiz kişileri çıkartın.
- Taslak çalışmalar için çıktı almayın veya müsvedde kağıt kullanın.
- Dokümanlarınızı bilgisayar ortamında gözden geçirmeye gayret edin.
- Yazıcı ve potokopi makinesi ayarlarınız sürekli çift taraflı arkalı önlü bastıracak şekilde ayarlanmış olmalıdır. Sadece bu yöntemle bile %50 tasarruf sağlayabilirsiniz.
- Bir çok ofis yazlımı kağıt boyutlarını ve yazı karakterlerini ayarlayabilmektedir. Çıktılarınızı mümkün olduğu ölçüde tek sayfaya sıkıştırın.
- Bazı yazı karakterleri ( New Times Roman , Arial) diğerlerine göre daha az alan kaplamaktadır. Bu yazı karakterlerini tercih edin , karekter büyüklüğünü (font) makul ölçüde seçin.
- Çıktı almadan önce mutlaka ön izleme yaparak baskı hatalarını ve gereksiz çıktı alınmasını önleyin.
- Mümkün olan tüm dokümanlarda elektronik imza uygulamasına geçin. Duyurular, dahili yazışmalar, raporlar vb dokümanlarda elektronik imza ve elektronik iletişimi kullanın.
- Birden fazla alıcıya gönderilmesi gereken dokümanlarda , scanner (tarayıcı) kullanın ve e-mail aracılığıyla gönderin.
- Matbu formlar ve prosedürlere bağlı fomların (personel izin formları, seyahat bildirim formları …vb) elektronik ortamda yönetilebileceği yöntem veya yazılımları hayata geçirin.
- Farklı amaçlı dokümanlar için farklı kalitede kağıtlar kullanın. Günlük yazışmalar ve raporlar için düşük ağırlıklı yada geri kazanılmış kağıt kullanın.
- Genel olarak yazıcı ve fotokopi makinelerinde 70-80 gr kağıtlar kullanılmaktadır.
80 gr lık bir kağıt 100 gr a göre %20
70 gr lık bir kağıt 80 gr a göre %12
60 gr lık bir kağıt 70 gr a göre %15
50 gr lık bir kağıt 60 gr a göre %20 daha düşük maliyetlidir.
- Gerekmedikçe renkli çıktı almayın. Toner koyuluklarını düşürün.
- Genel bir uygulama olarak şirketin tüm broşür, bloknot, dergi, afiş, form .vb yazılı dokümanları için geri kazanılmış kağıt kullanın.
- Kullanılabilir nitelikteki tüm kağıtlar farklı amaçlar için (müsvedde, taslak çıktı ..vb) tekrar kullanılmalıdır.
- Kağıt atıkları mutlaka ayrı şeklide toplanmalı ve ilgili kurumlara iletilmelidir.
- Kağıtlarınızı bu iş için ayrılmış kağıt toplama kutularına atın.
- Temizlik personelini, farklı yerlere atılmış kağıtların bu kutularda atılması için bilgilendirin.
- Kağıt tasarrufunu gündemde tutmak için değişik yerlere (fax/fotokopi makineleri, kağıt havlu kutuları, e-maillerin alt kısımları .vb) hatırlatma notları , posterler vb. yapıştırın. Konuyu toplantılarınızın ve ajandanızın gündem maddesi yapın.
Tasarruf yapmanın en iyi yolu gereksiz yere tüketmemektir.
UNUTMAYIN
Mevcut üretim ve tüketim modellerimizle, dünyamız sürdürülebilir değildir. Bunu başarmak bizim elimizde.
