Otel ihtiyaçlarının satınalma prosedürleri doğrultusunda zamanında ve en uygun ödeme şartlarıyla satın alınması, nakliye işlemlerinin organizasyonu, tedarikçilerle ilişkilerin yürütülmesi satınalma müdürünün temel sorumluluğudur.
Görev Tanımı
- Satınalma departmanında çalışan tüm elemanların belirlenmiş satınalma politikası ve satınalma prosedürü doğrultusunda hareket etmelerini sağlamak.
- Otel içindeki tüm satınalma faaliyetlerinin merkezileştirerek yürütmek.
- Çevre otel satınalmaları ve Pazar hakkında bilgi edinerek tedarikçilerden teklif almak.
- Mevcut tedarikçiler ve alternatif tedarikçiler için; Satılan malların listesi, fiyat listeleri, vade ve ödeme durumları, firmada muhatap olunacak yetkililer gibi bilgileri oluşturmak. Tedarikçi bilgilerinin kayıt altında tutulmasını sağlamak.
- Belirli aralıklarda tedarikçi değerlendirmeleri yaparak uygun tedarikçi listelerini güncellemek.
- Satınalma bilgisayar programının tüm modülleri ile aktif olarak en verimli şekilde kullanılmasını sağlamak.
- Fiyat artışlarının ve fiyat olasılıklarını zamanında ilgili bölümlere raporlayarak maliyet düşürücü önlemler alınmasını sağlamak.
- Gelen satınalma talep formlarını inceleyerek satınalma prosedürüne uygun evrak düzenlenmesini ve bilgi akışını sağlamak ve malzeme siparişini yapmak.
- Sipariş öncesinde ödeme şartlarının bütçe ve nakit akış planına uygunluğunu muhasebe müdürüne teyit ettirmek.
- Verilen siparişler için teslim tarihlerine göre takip sistemi kurmak ve sistemin işlemesini sağlamak. Gecikmeleri önlemek, olası gecikmelerde otelin işleyişini aksatmadan diğer alternatifleri değerlendirerek çözüm üretmek.
- Satın alınan malzemelerin irsaliye veya faturaları ile birlikte otele tedarikçiler tarafından teslim edilmesini sağlamak. Tedarikçileri bu konuda bilgilendirmek ve işletmenin belirleyeceği tarihten sonra gelen faturaların kabul edilmeyeceğini tedarikçilere bildirerek işletmenin menfaatlerini kollamak.
- Satınalınan malzemelerin uygun şartlar altında depolanmasını ve talep eden kısımlara sevkini takip etmek.
- Satınalma departmanı ile diğer departmanların koordinasyonunu sağlamak.
- Satınalma departmanı içindeki tüm birimlerin arasındaki iletişimi ve eşgüdümü özendirerek sağlamak
- Çalışma prensiplerini, verimliliği, kaliteyi, dayanışmayı, tasarrufu, motivasyonu ,kurumsal bağlılığı ve iş disiplinini en üst düzeyde tutmak.
- Otel ilke,strateji, politika ve prosedürlerine satınalma departmanın uyumunu sağlamak.Bunların benimsenmesi ve yerleşmesi yönünde çalışmak.
- Bütçe çalışmalarına katılmak
- Otel genel müdürüne yapılan işlere ilişkin düzenli zaman aralıklarında kullanılabilir bilgileri gerektiğinde yorumlayarak raporlamak.
- Satınalma departmanının sağladığı hizmetin kalitesine sahip çıkmak ve geliştirici öneriler üretilip uygulanmasını sağlamak.
15.01.2013
AYKUT BAKAY
Yazılarımı kaynak göstererek yayınlayabilirsiniz.
