Resepsiyonda Pit ne anlama gelir

Resepsiyonda kullanılan ekipmanlardan  bir tanesi de Pit dir. Pit, pit bucket veya Folio Pit diye telaffuz edilmektedir.

Pit kelimesinin özel bir anlamı yoktur. Bir çok dosyanın bir araya gelmesiyle kullanılan bu ekipman resepsiyon deskinde görünür ve kullanımı, erişimi rahat bir yerde olmalıdır.

Resepsiyon PIT Bucket

Pit bucket resepsiyondaki evrak dağınıklığını düzene sokmak için kullanılır. Her oda için bir dosya mevcuttur. Pit ekipmanı misafirin odası belirlendikten ve check in olduktan sonra misafirin otel ile ilgili rezervasyon yazışmaları, otel kayıt formu gibi mevcut tüm evraklar için kullanılır.

Misafirin kayıt formu, firma yazışmaları, rezervasyon evrakları, imzalı harcamalar ve adisyonlar bu dosyalarda korunur ve düzenli hale gelir. Her oda ayrıldığında dosya boşaltılır, fatura kopyası ile diğer evraklar muhasebeye gönderilir. En üstte misafirin ödediği tutar bilgisi, banka pos kopyası da koyulur. Büyük otellerde pitten çıkan odaya ait bu evraklar zarfa koyulur ve muhasebeye verilmek üzere kapatılır. Zarfın önünde ise resepsiyonist in kasa tutanağı olur.

Rezervasyon aşamasından itibaren ve misafirin otel kalışı esnasındaki imzalar, yazışmalar hiç ummadığınız anda önemli hale gelebileceğinden odaya ait tüm bilgiler muhasebe tarafından belli bir süre saklanır. Muhasebede ise evrakların saklama süreci 10 yıldır.

Oteller, konaklama süresi boyunca müşterilerine ait belgeleri saklamakla yükümlüdürler. Bu belgeler arasında kimlik bilgileri, rezervasyon bilgileri, ödeme bilgileri ve diğer ilgili dokümanlar yer alır.

Küçük bir not olarak yazmak istiyorum ; Kimlik Bildirme Kanunu’nun uygulanması ve yönetmeliğine göre otel, motel gibi geçici konaklama alanlarında kalanların kimlik bilgilerinin 5 yıl süre ile, fatura, irsaliye ,defter ve belgelerin saklanma süresi ise Türk Ticaret Kanunu’na göre 10 yıldır.

@AykutBAKAY