Otel PMS Nedir ?
PMS, Hotel PMS, PMS, Property Management System Türkçe anlamıyla Otel PMS Otel Yönetim Sistemi dir. Öncelerde de konuşulan Otel Paket Programı olarak adlandırdığımız programın ta kendisidir. Bu Pms diye adlandırılan ise öncekinin biraz daha gelişmişi olmakla birlikte çoğunda bulut tabanlı yazılımlar vardır. Yani bir pc ye kurulmadan, internetten kullanılan bir programdır. Cep telefonlarından bile izlenebilir, takip edebilir.
Otel mülk yönetim sistemleri (PMS), iş operasyonlarının tüm süreçlerini yönetir. Geleneksel olarak bir otel PMS’i, bir otel veya otel grubunun rezervasyon, misafir giriş/çıkışı, oda atama, oda fiyatlarını yönetme ve faturalama gibi ön büro özelliklerini yönetmesini sağlayan bir yazılım olarak tanımlanır. Bir otel PMS’si zaman alan, kağıt yoğun süreçlerin yerini almıştır. Günümüzde otel PMS teknolojisi ön büro hizmetlerinin çok ötesine geçmiştir. Bir otel PMS’si artık otelcilerin konuk deneyimleri sunmasını sağlayan kritik bir iş operasyonları sistemidir.
Bulut tabanlı otel mülk yönetiminin faydaları
Tüketicinin seyahat yolculuğu, bir destinasyon seçerken aynı zamanda bir otel için alışveriş yapmasıyla başlar. Konaklama öncesi alışveriş ve rezervasyon etkileşimi, otel ve personeliyle tesis içi etkileşimleri, oda içi deneyimleri ve konaklama sonrası sosyal medyada geri bildirim paylaşımları, misafir deneyimlerinin bir parçasıdır. Günümüzün otel PMS çözümleri, otelcilerin işlerini verimli bir şekilde yönetirken konukların istediği deneyimi sunmalarına yardımcı olmaktadır.
Bu özellikler, misafir deneyimini iyileştirmek, arka ofis operasyonlarını daha verimli hale getirmek ve misafirlerle kalıcı ilişkiler kurmak için teknolojiyi kullanmak isteyen her modern otelci için olmazsa olmazlardır.
Sezgisel ve kullanımı kolay arayüz: Kullanıcı dostu bir arayüz, otel görevleri açısından kritik ve en önemli faktördür. Otel yazılımınız karmaşık ve kafa karıştırıcıysa, daha fazla hata yapılacak ve bu da size daha fazla paraya mal olacaktır. Ortak görevler çok fazla zaman ve adım gerektirmemelidir, çünkü bu ekibinizi yavaşlatır ve hızlı büyüme yeteneğinizi sınırlar – dolayısıyla güçlü bir otel yönetim yazılımı sistemine ihtiyaç vardır.
Mobil ve tablet için optimize edilmiştir: Müdürünüz, kat hizmetleri ekibiniz ve diğer personeliniz bir rezervasyonla ilgili ayrıntıları hızlıca kontrol etmeleri gerektiğinde ofise geri dönmek zorunda kalmamalıdır. Kullandığınız herhangi bir sistem sadece erişilebilir olmakla kalmamalı, aynı zamanda cep telefonları ve tabletlerde kullanım için optimize edilmiş olmalıdır. Daha da iyisi, tesis sahibiniz tatildeyken de performansı kontrol edebilmelidir.
Önceki bilgilerin net görünürlüğü: Bölgede gerçekleşen özel etkinlikleri eklemek, geri dönen konukları vurgulamak ve henüz faturasını ödememiş konukları belirlemek, şebekenizin varsayılan olarak etkinleştirmesi gereken özelliklerdir. Misafirleriniz hakkındaki önemli bilgileri hızlı ve kolay bir şekilde görmenizi sağlamaktadır.
Misafir profilleri: Misafir sadakati oluşturmak için mi çalışıyorsunuz? Misafir profilleri misafirlerinizin iletişim bilgilerini, konaklama geçmişini ve hatta tercihlerini saklar, böylece bir sonraki konaklamalarında daha kişiselleştirilmiş bir deneyim sunabilirsiniz. Daha da iyisi, misafirinizin kayıtlı CC’lerini içeren bir misafir profili, geri dönen misafirlerin işini daha da kolaylaştıracaktır.
E-posta otomasyonu: Kişiselleştirilmiş, özelleştirilmiş ve otomatik e-postalar dağıtarak misafirlerle iletişim kurabilir ve personelinizin manuel işlerini azaltabilirsiniz. Kendi şablonlarınızı kullanarak otomatik e-posta işlevi, ilk rezervasyondan tekrar gelen misafirler için hedeflenen tekliflere kadar bir iletişim yolculuğu oluşturmanıza olanak tanır.
Kat hizmetleri yönetimi: PMS’niz kat hizmetleri ekibinizin odaları temiz, kirli veya bozuk olarak işaretlemesine izin vermelidir. Bu bilgilerin tek bir merkezi yerde olması, ön büroya oda durumlarının görünürlüğünü sağlar, böylece kat hizmetleri amirini telsizle bilgilendirmeye gerek kalmadan erken check-in’leri ve oda hareketlerini karşılayabilirler.
Rezervasyon yönetimi: Belki de en önemli PMS özelliği rezervasyon yönetimi ve ön büro özellikleridir. Otelciler tüm rezervasyonlarını dijital ortamda tutarak kağıt rezervasyon defterini geçmişte bırakabilir. Rezervasyon yönetiminde fiyatları belirleyebilmeli, müsaitlik durumunu kontrol edebilmeli, promosyonlar sunabilmeli ve rezervasyonları bir takvim üzerinde görselleştirebilmelisiniz.
Oda yönetimi: PMS’nin oda yönetimi modülü sanal resepsiyonunuz gibidir. Bu işlevsellik, ön büro temsilcilerinin sadece birkaç basit tıklamayla konukları check-in ve check-out yapmasına ve rezervasyonları iptal etmesine veya uzatmasına olanak tanır.
Grup rezervasyonları/rezervasyonları: Oteliniz herhangi bir etkinliğe veya misafir grubuna ev sahipliği yapmayı planlıyorsa, grup rezervasyonları işlevi çok önemlidir. Grup rezervasyonu özellikleri arasında konukların oda bloğu içinde rezervasyon yapmasına izin verme, oda listesini dışa aktarma ve birden fazla oda için tek bir hesaba fatura kesebilmeniz için faturalama ayarlarını yapılandırma yer alır.
Faturalama: Çoğu misafir otelden ayrılırken faturalarının bir kopyasını ister, bu nedenle PMS’niz misafirlerin konaklamalarına ilişkin tüm masrafları içeren foliosunu kolayca dışa aktarabilmelidir. Benzer şekilde, oda geliri, satış noktaları, satıcılar ve daha fazlasından elde edilen gelir ve giderleri uzlaştırmanıza yardımcı olacak sağlam, anlaşılır finansal raporlama isteyeceksiniz.
Ödeme işlemleri: Konukların nakit veya çekle ödeme yaptığı günler geride kaldı, bu nedenle konukların kredi kartlarını zahmetsizce tahsil etmenize ve büyük ödeme ağ geçitlerine güvenli erişime sahip olmanıza olanak tanıyan bir ödeme işlemcisi entegrasyonuna sahip bir PMS isteyeceksiniz.
İş zekası ve raporlama: Performansınızı ölçemiyorsanız otelinizin iyi durumda olup olmadığını nasıl bilebilirsiniz? Güçlü raporlama özelliklerine sahip bir PMS, geliriniz, ADR, RevPAR ve diğer birçok ölçüm hakkında size fikir verecektir, böylece büyüme fırsatlarını bulabilir ve hedeflerinize doğru ilerlemenizi takip edebilirsiniz.
Fiyat yönetimi: İade edilmeyen bir fiyat veya katma değerli paketler mi sunmak istiyorsunuz? Öyleyse, birden fazla, özelleştirilebilir fiyat planına olanak tanıyan fiyat yönetimi işlevselliği isteyeceksiniz.
Kullanıcı günlükleri ve izinleri: Otelcilik sektöründe çok fazla personel değişimi olduğundan, herhangi bir hata durumunda otomatik bir kayda sahip olmanın yanı sıra uygun eğitim ve sorun çözümünü sağlamak için ön saflardaki personeli ayrıntılı kullanıcı günlükleriyle sorumlu tutmak önemlidir. Ayrıca, tüketicilerin yüksek güvenlik talep ettiği bir dünyada yaşıyoruz, bu nedenle personelin kredi kartı verileri gibi hassas bilgilere gereksiz yere erişmeden otel yönetim sisteminin yalnızca temel görevlerini tamamlamak için gereken bölümlerine erişebilmesi kritik önem taşır.
