Otel yönetiminin standartlar ve maliyet tasarrufları çerçevesinde; teklif almak ve ucuza almakla beraber; doğru ürünü , doğru fiyata, doğru zamanda satın almaktır . Tanım basit gibi görünse de bir otelin satınalması binlerce kalemden oluşmaktadır ve hiç de kolay değildir . Kat hizmetlerinin temizlik malzemeleri , kimyasalları , ekipmanları, pazarlama bölümünün malzemeleri, çamaşırhane, bulaşıkhane, muhasebe, restaurant , mutfak ve yiyecek içecekler gıda ilgili tüm ürünlerin alınması . broşürler, matbuu evrakların bastırılması ve saklanması. Tüm bu ürünlerin girişleri , çıkışları , takip ve kontrolleri gerekmektedir .
Otel satınalma bölümleri malzemenin kolay girmesi ve çıkması için genelde ilk katta, binanın ana girişinin haricindeki yan giriş bölümünde olur… Oteller genelde yüklü alımlar, toptan alımlar,yapmaktadır. Genel olarak Satınalma departmanında fiziki olarak kuru erzak deposu, bakliyat, eşya deposu, soğuk hava deposu ve dondurucu dolaplar vardır. Her zaman ilk giren ürün ilk çıkar mantığı vardır. Tüm bunların aylık sayımlarının kolay olması için istiflendirme çok önemlidir . Her ürünün stok durumunun takibi için kart açılacak, depoya giren miktar , tarih ve çıkan miktar hesaplanacak , ara toplamlar alınacaktır. Kolay sayım için bazen barkod sistemi de kullanılabilir .Depodaki her malzeme için maksimum , minimum stoklar oluşturulacak. Azalan malzeme düzenli takip sonrasında sipariş edilecektir . İşletmeler genelde 3 par üzerinde çalışmaktadırlar. Bir par depoda, yedek, ikincisi kullanımda, üçüncüsü sirkülasyonda kullanılacaktır. Genelde kat hizmetleri bölümünde tekstil ürünleri ; yatak örtüsü, havlu, nevresim, çarşaflar, yiyecek içecek departmanında bardaklar, tabaklar par sisteminde tutulacak, yedeklenecektir. Bazı ürünlerde , özellikle mutfak alımları için, departman sorumlularına da sorularak onayının alınması gerekecektir . Satınalama bölümü alınacak malın miktarına bağlı olarak, piyasa araştırması yapılarak, en uygun fiyatı ve en kaliteli ürünü bulmak durumundadır . Pazarlık aşamasında ürünü mümkün olduğu kadar uzun vadede ve ucuza alması gerekmektedir. Tüm bunları yaparken zaman ve süreç önemli olduğu kadar, her otelin bir satınalma prosedürü vardır.
Tüm şartlar belirlenmiştir .Ödeme ve vade konuları çıkartılmıştır. Malın teslimat zamanı, bazı malzemelerin depoya kadar getirtilmesi gibi . Satınalma Personeli ; Satınalma Müdürü Satınalma Asistanı Mal Kabulü ve teslimat Depo Şefi Depo görevlisi ( 2 kişi) Cost Control görevlisi Satınalma Aşamaları Alım yapılacak malzemenin, ürünün belirlenmesi Ürünün kesinleştirilmesi Miktarının belirlenmesi Kalitesinin belirlenmesi Fiyat araştırması Malı alınacak şirketin güvenilirliğinin araştırılması Yönetimle fiyatların görüşülecek karar verilmesi Pazarlık aşaması Ödeme şartlarının belirlenmesi Olası iade prosedürlerinin belirlenmesi Teslimat zamanın belirlenmesi Alınacak ürünün alımına karar verilerek genel müdürden ve muhasebe müdürünün onayının alınması Siparişin verilmesi Malın teslim alınması, sayılması ve kontrol edilmesi
15.01.2013 AYKUT BAKAY Yazılarımı kaynak göstererek yayınlayabilirsiniz.
