Otelcilikte PM Hesaplar (Post Master veya Pay master)
PM (Post Master veya Pay Master) hesapları otel muhasebe sistemlerinin en kritik unsurlarından birini oluşturur.
PM Hesap Nedir?
PM (Post Master veya Pay Master) hesap, ya gerçek odasını boşaltmış ama hesabını henüz ödememiş ya da otelde odası olmayan ama bir organizasyonun takibi için tutulan harcamaları takip etmek için kullanılır.
PM hesapları, otel içinde herhangi bir hizmetten faydalanan misafirlerin mali işlemlerinin kaydedildiği hesaplardır. Örneğin, tekrar gelmemek üzere odasından çıkmış ayrılmış misafirin yaptığı harcamalar bu hesapta toplanır. PM hesapları misafirlerin otelden ayrıldığı çıkış (check-out) işlemi sırasında nihai faturanın oluşturulup tahsil edilmesini sağlar.
Mesela otelinizde bir misafir odasından çıkış yaptı ancak sahile denize gidecek, orada harcama yapacak, restoranda yemek yiyecek, spa hizmetlerinden faydalanacak ve belki de otel dükkanından birkaç hatıra alacak. Tüm bu harcamaların doğru ve düzenli bir şekilde kaydedilmesi gerekiyor. PM hesaplar, genelde 9 ile başlar ve dört hanelidir, misafir otelden çıkış yapana kadar bu harcamaların toplandığı hesaplardır. Misafir çıkış yaptığında, tüm bu harcamalar toplu bir şekilde faturalandırılır ve misafir ödemeyi bu hesap üzerinden yapar.
PM Hesaplarının Kullanım Alanları
PM hesapları, yalnızca oda konaklaması için değil, konaklamayan misafirler ve bir çok farklı durumlar için de kullanılabilir. İşte çeşitli kullanım alanları:
Grup Rezervasyonları: Büyük gruplar halinde konaklayan misafirlerin ortak masrafları tek bir PM hesapta toplanabilir. Böylece, grup üyelerinin harcamaları daha kolay ve düzenli bir şekilde takip edilir.
Etkinlik ve Konferanslar: Otelde düzenlenen büyük organizasyonlar, seminerler, toplantı veya düğün gibi etkinliklerin harcamaları da PM hesaplarında toplanır. Kiralanan alanlar, catering hizmetleri ve diğer ek hizmetlerin ücretlerinin de tek bir noktadan ödenmesi sağlanır.
Kurumsal Anlaşmalar: Şirketlerin otellerle yaptığı anlaşmalar kapsamında, o şirket çalışanlarının yapacağı harcamalar PM hesaplarında tutulur. Bu durum, iş seyahatleri sırasında çeşitli hizmetlerin kullanılmasını ve ödeme süreçlerinin kolaylaşmasını sağlar.
Uzun Süreli Kalışlar:
Özellikle uzun süreli konaklamalar, otel dairelerinde veya uzun süreli kullanım için ayrılmış odalarda kalan misafirlerin sürekli harcamalarının izlenmesini PM hesapları kullanılarak tüm harcamalar düzenli bir şekilde takip edilebilir.
Konaklamayan Misafirler: Dışarıdan otelin restoranında yemek yiyen veya spa gibi hizmetlerden faydalanan misafirler için PM hesapları oluşturulabilir. Bu durum, misafirin otelde kalmasa bile harcamalarının takip edilebilmesini sağlar.
Geç Ödemeler: Belirli bir zamanda ödenmesi gereken ancak ertelenen ödemeler için de PM hesapları kullanılabilir. Bu da borçların düzgün bir şekilde takip edilmesini sağlar.
PM Hesaplarının Kontrolü ve Yönetimi
PM hesaplarının doğru ve düzenli bir şekilde yönetilmesi otel muhasebe departmanlarının en önemli görevlerinden biridir. Bu süreçlerin yönetimini sağlamada dikkat edilmesi gereken bazı noktalar vardır:
Kayıtların Düzenli Kontrol edilmesi : PM hesaplarının düzenli aralıklarla kontrol edilmesi, hatalı veya eksik girişlerin önlenmesi için kritiktir. Bu kontroller günlük olarak yapılmalı, her işlem titizlikle incelenmelidir. Çünkü pm hesaplarına çok fazla hatalı girişler yapılmaktadır. Hesabın bir an evvel kapattırılması önemlidir.
Ayrıntılı Günlük Raporlar: Günlük finansal raporlar oluşturarak her bir PM hesabına ait hareketlerin detaylı biçimde izlenmesi önemlidir. Bu raporlar, PM hesaplarındaki açıklar hakkında bilgi sağlamalıdır.
Eğitim ve Yetkilendirme: Otel personelinin PM hesaplarının yönetimi konusunda yeterli bilgiye sahip olması önemlidir. Çalışanlara PM hesapla ilgili eğitim verilmeli ve kritik hesaplar için yetkilendirilmiş personel bulundurulmalıdır.
@aykutbakay
