Konaklama Formu- Registration Card- Otel Giriş Kayıt Formu Önemi
Otel Check in sürecini daha verimli ve eğlenceli hale getirmek için birkaç önemli noktayı paylaşmak istiyorum. Biliyorsunuz ki oteldeki ilk izlenim çok önemlidir. Misafirlerimiz otelimize adım attıkları andan itibaren güzel bir deneyim yaşamaya başlamaktadır. Ancak bunu yaparken de otelin bazı kurallarına uymamız gerekmektedir. O kurallardan biri de resmi olarak doldurulması gereken formlardan biri otele giriş kayıt formudur. Emniyetten veya maliye bakanlığından gelen görevliler bu formda kullanılan bilgilere göre onlar da kayıt ve kontrol yaparlar. Bu yüzden konaklama formunun yani “Registration Form“un doğru ve eksiksiz doldurulması büyük önem taşıyor. Gelin şimdi bunu nasıl yapabileceğimize birlikte göz atalım.
Konaklama Formunun Doldurulması
İsim – Soyisim: Misafirlerin adı ve soyadı, formun en hayati kısımlarından biridir. Misafirlerin kendilerini özel hissetmeleri için onları isimleriyle hitap etmek önemli. İsim ve soyadlarını açık ve okunaklı bir şekilde yazdıklarından emin olun. Bu, aynı zamanda ilerleyen süreçlerde herhangi bir karışıklığın önüne geçmek için de oldukça kritiktir.
Kaç gece kalınacağı: Misafirlerimizin otelimize ne kadar süreyle konaklayacağını bilmek, onların ihtiyaçlarına daha iyi hitap edebilmek açısından gereklidir. Rezervasyon formunda kaç gece konaklayacaklarını ve hangi gün çıkış yapacaklarını kontrol edin. Bu bilgi, rezervasyon takibinde ve departmanlar arası koordinasyonda önemli bir rol oynamaktadır.
Beraberindekiler: Güvenlik her zaman önceliğimizdir. Misafirlerimizin yanında kimin kaldığını bilmek hem güvenlik açısından hem de misafir memnuniyeti açısından önemlidir. Misafir, giriş sırasında tek kişi olarak giriş yapmış olup daha sonra yanında bir başkası kalacaksa, bu kişinin de resepsiyona gelerek kayıt yaptırması gerekmektedir. Bu işlem, oda sahibinin onayı ile gerçekleştirilmelidir.
Kimlik numaraları veya fotokopisi: Misafirlerimizin kimlik bilgilerini almak da bir diğer önemli adımdır. Kim olduklarını ve odalarını kimin resmi olarak alacağını bilmeliyiz. Pasaport veya kimlik fotokopilerini alarak kayıt kartının arkasına eklemeliyiz. Bu sayede hem güvenliği sağlamış oluruz hem de olası durumlarda kayıtlar bize yardımcı olur.
Şirket adı: Misafirlerimizin rezervasyonu eğer bir şirket tarafından yapılmışsa, bu bilgiyi kayıt kartına eklemeliyiz. Şirket bilgisi misafirin kalışı boyunca tüm işlemlerde kolaylık sağlar. Ayrıca, şirket tarafından ödeme yapılacaksa, bu durumun misafirin bilgisine sunulması gerekmektedir. Bu gibi durumlar genellikle iş seyahatlerinde yaygındır ve düzenli bir iletişim sağlamak adına oldukça önemlidir.
Telefon numarası/Email: Misafirlerimizin iletişim bilgileri, kritik anlarda bize büyük fayda sağlar. Olası bir durumda onlara ulaşabilmemiz için telefon numarası ve e-posta adresi gereklidir. Bu bilgiler, hacizlik, unutulan eşyalar veya herhangi bir acil durumda anında iletişim kurmamızı sağlar. Aynı zamanda, misafirlerimizin talep ve isteklerine hızlıca cevap vermemize yardımcı olur.
Ödeme yöntemi: Ödeme yöntemi, işlemlerimizin sorunsuz ilerlemesi için diğer önemli bir konudur. Misafirin nasıl ödeme yapacağını belirlemek, işlemlerde sorunsuzluk sağlar. Kredi kartıyla ödeme yapan misafirlerimizden ön provizyon almak ya da nakit ödeme yapacaklarsa konaklama tutarının iki katı kadar bir tutarı peşin tahsil etmek standart prosedürümüzdür. Bu uygulama, misafirin konaklama sürecinde oluşabilecek ek harcamalar için de bir teminat niteliğindedir. Kendisini işlemin sonunda bir makbuz vererek bilgilendirdiğimizden emin olmalıyız.
Konaklama Belgesinde Kontrol Edilmesi Gereken Bölgeler:
- Oda numarası: Misafirin hangi odada kalacağını net bir şekilde belirtmeliyiz. Bu, oda hizmetleri ve diğer departmanların işlerini kolaylaştırır.
- Oda sayısı: Eğer misafir birden fazla oda rezervasyonu yapmışsa, bu bilgileri açık bir şekilde forma eklemeliyiz.
- Kişi sayısı: Misafir kaç kişi olarak kalacaksa, bu bilgiler doğru ve eksiksiz olmalıdır.
- Varış tarihi: Misafirin giriş yapacağı tarih, tüm planlamaların merkezinde yer alır. Misafirin giriş tarihine göre oda hesaplamaları yapılır.
- Ayrılış tarihi: Misafirin çıkış tarihi , misafir yönetimi ve oda hazırlıkları açısından kritik bir bilgidir. Misafirin kaç gün kaldığı ve ne kadar ücret ödemesi gerektiği giriş ve çıkış tarihleri arasındaki geceleme sayılarıdır. Oda fiyatı geceleme sayısı ile çarpılır.
- Oda fiyatı: Konaklama ücretinin belirlenmiş ve misafire bildirilmiş olması, olası yanlış anlaşılmaların önüne geçmek için gereklidir.
- Check-in yapan kişinin adı: Her işlemi kim gerçekleştirdiyse, kayıt kartına adının yazılması gerek. Bu, olası bir sorunda kiminle iletişime geçileceğini belirler.
@aykutbakay
