Kat Hizmetlerinde güvenlik önlemleri

Misafirin kapısı açık bulundu prosedürü

Koridordan geçerken bir oda kapısının açık olduğunu fark ettiniz. Ne yaparsınız ?

“Ehh.. Kaparım tabii ki , açık kalmasın…” “ Hiç bir şey yapmadan geçer devam ederim…” diyen kişiler tabii ki çoğunlukta. Ancak açık kalan kapının mutlaka bir hikayesi vardır. Ki bunların bazıları da hiç hoş değildir. Çalışanların açık kalan kapılara karşı hassasiyetinin daha fazla olması gerektiğini söylemek isterim. Çünkü odada bir hırsızlık ya da sağlık sorunu olmuş olabilir. Misafir kapıyı kapattığını düşünmüştür ama kapanmamıştır misafirin eşyaları çalınabilir. En kötü ihtimalle ki otelciler olarak karşımıza çıkıyor bir cinayet işlenmiş olabilir.

Açık bulunan misafir oda kapısı kesinlikle bazı prosedürler uygulanmadan “Kapatılma-malı” en önemlisi odadan içeriye girilmemeli.

Misafir Odası Açık Bulunduğunda Ne Yapılmalı?

Oda kapısının açık olduğu ve içeride misafir bulunmadığı durumlarda öngörülemeyen durumların yaşanmasını önleyerek otelin çıkarlarını korumak için yapılması gereken bazı önlemler vardır.

Bu tür önemli konuların ele alınması sorumluluğu sadece Kat Hizmetleri Müdürü (Executive Housekeeper)’a değil, aynı zamanda yönetim politikası uyarınca Güvenlik Müdürü ve diğer sorumlu müdürlere de verilmiştir.

Dolu bir misafir odası açık bulunduğunda izlenecek standart prosedürler:

• Kat hizmetleri personeli, içeride kimse yokken misafir odasının kapısı açık bulduğunda derhal Kat Hizmetleri Müdürünü veya Nöbetçi Müdürü (MOD) bilgilendirmelidir.
• Oda izole edilmeli ve kimse odaya girmemeli veya içerideki herhangi bir eşyaya dokunmamalıdır.
• Housekeeper, Nöbetçi müdür, Güvenlik Amiri ve Kat Amiri olay yerine gitmeli ve odayı birlikte incelemeli, ardından kilit/anahtar kartı günlüğünü/olay kaydını almalı ve olağandışı bir şey olup olmadığına bakmalıdır.
• Oda kontrolünden sonra, kapı hem mekanik hem de elektronik olarak kilitlenmeli ve Ön Büro ve Oda Görevlilerine misafir geri döndüğünde Nöbetçi Müdürü (MOD) bilgi vermesi istenir.
• Misafir geri döndüğünde Nöbetçi Güvenlik Amiri görüşme yapması ve konuyu anlatması için ayarlama yapılmalı.
• Misafirin oda kapısına “ Siz dışarıdayken oda kapınız açık kalmış, fark ettikten hemen sonra sizin için kilitledik. Lütfen kontrol edin ve içeride her şeyin yolunda olup olmadığını bize bildirin.” Yazısı sıkıştırılmalıdır. Eğer odası mekanik kilitlenemiyorsa durumu bildirmek için misafirin odasına “Kapınız Açık Bulundu” kartı yerleştirilmelidir.
• Misafirin odasında önemli bir olayla karşılaşıldığında emniyet birimlerine haber verilmelidir.
• Emniyet birimine bildirilecek bir konu değilse ama yine de önemliyse misafire otel girişinde dolduğu formdaki telefondan kendisine ulaşılmalıdır.
• Misafir eşyasının kayıp olduğunu söyler ise, “Kayıp ve Buluntu Eşya” formu doldurulur. Misafirin odası kendisine özel bir mahal olduğundan ve kapının açık bırakılması kendi sorumluluğundadır ( Eğer kapı bozuk değilse…)
• Kamera kayıtları görüntülenmelidir
• Misafirin kapı giriş çıkışları kontrol edilmelidir.
• Kapı arızalıysa tamiri yapılır. Uzun sürecekse farklı bir oda verilmelidir.
• Anormal bir durum yoksa sorun da yoktur kapı kapatılmalıdır.
• Kapısı açık olan odada temizlik yapılmadıysa misafir tarafından kabul edilirse odayı temizlemesi için bir oda görevlisi ayarlanmalıdır.
• Misafir tarafından yapılan herhangi bir kayıp talebinin otelin SOP’sine göre ele alınması gerekir.
• Bu tür bir olay mutlaka ‘Olay Raporu‘na kaydedilmelidir.

@AykutBAKAY