Rebate uygulaması nasıl yapılır ?
Rabate uygulaması neden yapılır ?
Rebate- İptal – eksileme – indirim – geri alma uygulaması
Check out eden misafirin hesabında eksileme nasıl yapılır ?
Adjustment – Correction
Misafir hesaplarında rebate nedir nasıl uygulanır ?
Misafir hesabındaki herhangi bir harcamanın tümünün ya da bir bölümünün iptal edilmesi işlemine rebate denir. Bu her zaman negatif bir rakamdır. Misafir foliosunda Tatmin edici olmayan hizmetler veya bir kayıt hatası nedeniyle yapılan ayarlamadır.
- Bu işlem için Rebate formu düzenlenmelidir.
- Rebate formu tam ve anlaşılır şekilde doldurulmalıdır.
- Eksilemenin sebebi açıkça ve net yazılmalıdır.
- Oda no.su misafir ismi ve imzası, tarih, meblağ, açıklama bölümü, işlemi yapanın parafı anlaşılır şekilde doldurulmalıdır. Yetkili imza (Ön büro Müdürü yoksa yerine nöbetçi müdür parafı.
- Detaylı açıklama.
- Misafir itirazı söz konusu ise misafirden ve Ön büro müdüründen imza alınır.
- İmza kontrolü teyidi için konaklama kartından da bir kopya alınır ve hesap folyosuna eklenir.
- Hesaba yanlışla iki giriş olduysa ve bu düzeltme ile ilgili rebate yapılacaksa, her iki girişi gösteren hesap hareketleri ve açılmış çek varsa kopyaları eklenir.
- İndirim misafirin back up, trace, alertine istinaden yapılıyorsa bunların bir kopyası yazılı olarak rebate formuna eklenmelidir.
- İndirimler sistemdeki uygun kodlarla yapılmalıdır.
- Bu işlem sonunda misafire bilgi verilir.
- Tüm evraklar kasa zarfı ve back uplarla beraber muhasebeye gönderilir
Rebate Neden Yapılır?
- Misafirin şikayetine istinaden, hatalı giriş hareketi incelenir ve haklılığı durumunda eksi işlem (Rebate) yapılır.
- Misafirin memnun olmadığı bir hizmet için hesabından çıkarılır.
- Kayıt hataları (çift giriş, yanlış oda ücreti vb.),
- Anlaşmalı acente/şirket indirimleri önceden ayarlama yapılmadıysa,
- Herhangi bir işlemden dolayı hatalı faturalandırmaları düzeltmek,
- Anlaşmalı tarifelere uyum sağlamak,
- Önceden belirlenmiş prosedürlerle hizmet kalitesini korumak.
- Ödeme yöntemi hataları (nakit yerine kredi kartı gibi) durumlarında uygulanır.
Sorumlu Kişi ve Yetkilendirme
Ön Büro görevlileri, kasiyerler veya resepsiyonistlerin misafir hesap hareketlerinde rebate (düzeltme) yapma yetkisi yoktur. Ön onay alınmalıdır.
Rebate prosedürünün doğru bir şekilde uygulanması kontrolü Ön Büro Müdürü veya Odalar bölüm müdürü sorumluluğundadır. Olmadığı durumlarda ise gece müdürü tarafından kontrol edilmeli, muhasebe ve finans kontrolörüne iletilmelidir.
Eğer düzeltme işlemi farklı departmanla ilgiliyse o bölümün sorumlusundan onay alınmalıdır. Mesela restoran ya da minibar ile ilgili fazla bir giriş olduysa yiyecek içecek müdürü veya restoran müdüründen de onay alınmalıdır.
Rebate tutar limiti var mı ?
- Her otelin rebate prosedürü olmalıdır
- Rebate tutarı muhasebe, finans departmanı tarafından belirlenir
- Özellikle yüksek miktardaki rebatelerde mutlaka genel müdür veya mali işler müdürü onayı alınmalıdır.
@Aykutbakay
