Büyük Otellerde Oda değişikliği (Room Change)
Basit gibi görünse de otellerde oda değişikliği yapılmasının sonucunda bir çok sıkıntılar oluşmaktadır . En çok rastlanan sıkıntılardan birkaçı şunlardır ;
* Oda değiştirdikten sonra kaybolan misafir eşyaları,
* Önceki odada kalan misafir eşyaları,
* Restaurant departmanına haber verilmediğinde misafir harcamaları odayı kullanacak yeni misafirin hesabına girilmesi ,
* Otel santraline bilgi verilmediğinde, eski oda misafiri için gelen telefonlarda iletişim kopuklukları ,
* Oda değişikliği yapılmış odanın temizlenmeden yeni misafire verilmesi
durumu ortaya çıkacaktır .
Misafirin odası neden değiştirilir?
* Teknik bir sorundan dolayı oda değiştirilir
* Odasını veya odasının konumunu herhangi bir sebepten dolayı beğenmediği için oda değiştirilir
* Kalış tarihini uzatmasından dolayı oda değiştirilir
* Upgrade söz konusudur .
Oda değişikliği Prosedürü ;
* Misafire önceden odasının değiştirileceği söylenip eşyalarının toplu olması ve paketlenmiş olmasını rica edin. Eğer eşyalar toplanmamışsa oda değişikliği yapmak (room change ) riskli olur . Misafirin izni olmadan kesinlikle oda değişikliği yapılamaz . Misafire bir şekilde ulaşabilirseniz odasının değiştirileceğini ancak eşyalarının toplu olmadığını kaybolacak veya hasar görebilecek eşyalarından sorumluluk kabul etmeyeceğinizi mutlaka söyleyin .
* Bu konu ile ilgili extra bir ücret ödenecekse misafiri mutlaka bilgilendirin.
* Misafir için otel tarafından önceden hazırlatılmış bir set up ı ( çiçek, meyve, şarap,bornoz vs.. ) varsa yeni odasına taşıyın.
* Eğer misafirin eşyaları da dağınıksa , misafirin bilgisi var ise oda değişikliği güvenli bir şekilde yapılmalıdır. Bu durumda en az iki kişi ile gidilip değiştirilmesi zorunluluğu vardır. Mutlaka bir duty manager, bellboy , otel güvenlik görevlisi veya kat hizmetleri şefi den de birisi gözlemci olarak minimum ikinci kişi ile yapın .
* Room change bittikten sonra işlemin tam yapıldığını , odada herhangi bir eşya unutulup unutulmadığını kontrol edin . Önceden kalan eşya veya çöp yeni giriş yapan insanları rahatsız eder. Odanın iyi temizlenmemiş olduğunu hissederler .
* Room change formu düzenleyin diğer departmanlara da bilgi verin. Otel santrali, House Keeping , Resepsiyon , Muhasebe ve Restauranta birer form gönderin .
* Temizlenene kadar odanın başka misafire satılmaması için odayı bilgisayarda kirli-kullanılmış durumuna alın .
* Eğer anahtar kullanılan bir resepsiyon ise resepsiyon anahtar kutusundaki gerekli düzenlemeleri yapın . Misafir kayıt kartındaki eski oda numarasını silip yerine yeni oda numarasını yazın ve daha önceden yapılmış harcamalarının evrakları varsa yeni bölümüne alın . Room change formunu da diğer evraklarla beraber yeni kutucuğa koyun . Önceki bölümde hiçbir back up ( misafire ait evrak) olmamasına dikkat edin .
* Misafirin ismini iyi ezberleyin ki gelen mesajlarında yanlışlık yapılmasın . Bu oda değişikliğini gün, saat olarak ve görevli isimi mutlaka bir sonraki shiftte görev alacak arkadaşlarınıza yazılı olarak devredin .
Dikkat ! Önceki misafire kesinlikle tekrar o odanın anahtarını vermemeye çalışın veya dikkat edin. Çünkü yeni farklı bir misafir o odaya giriş yapmış olabilir .
Aykut BAKAY
Yazılarımı ancak kaynak kullanarak yayınlayabilirsiniz .
